编码规章制度

1产品编码管理规章制度

1、管理范围

本制度适用于公司各类产品的编码管理。

2、管理职责

2.1组织实施本制度的责任部门是公司生产联合管理部。

2.2组织实施本制度的协助部门是公司其它各相关部门。

3、管理内容

3.1产品编码应具有唯一性。

3.2产品编码长度为10位，分5层含义。

3.2.1前2位为：HG（集团“鸿冠”名称的缩写）。

3.2.2第3、第4位为：SP（公司名称关健词“食品”的缩写）。

3.2.3第5、第6位为大类编号，具体为：

01-薄饼

02-酥性

03-夹心

08-威化

09-其它

3.2.4第7、第8位为品名编号。

3.2.4第9、第10位为规格编号。例如：规格为5Kg/件，小类为鲜葱汁，大类为薄饼的产品编号为：HGSP010101。

3.2.5公司目前各种产品的编号见附件，新增产品由生产联合管理部依实际情况确定新的编号并组织应用。

4、本制度由公司生产联合管理部负责解释，从20XX年3月28日起实施。

2设备编码管理规章制度

第一章总则

第1条目的

为达到以下目的，特制订本制度。

1、维护公司设备分类、编码作业流程，加强设备的综合管理。

2、便于设备的识别、使用和管理。

第2条适用范围

本制度适用于与公司生产相关的所有设备的分类、编码管理工作。

第3条管理职责

1、设备管理员负责根据设备编码原则及规则对新增或改造的设备、现有设备进行编码，并负责编码的申请使用及维护工作。

2、设备科主管负责设备编码使用申请的审批工作。

第二章设备编码原则和规则

第4条设备编码原则

1、设备编码应仅用字母、阿拉伯数字及符号“－”表示，不能使用其他符号。

2、设备编码应具备唯一性。设备编码一经确定，原则上不允许更改，不得因设备的报废而消失。

3、设备编码应具备永久追溯性，即设备终止使用其编码继续保留，不可重复使用，并在设备编码一览表中注明。同类设备也不可续用。

4、设备编码在编制时应具有可扩充性，即留下可扩充的流水号，避免因新增设备无法加入而导致编码重复或混淆。

5、设备编码应能够体现设备的基本分类及性能。

第5条设备编码规则设备的识别编码用七位字符串表示。具体的编码规则如下表所示。（附图1）

第三章设备编码的管理

第6条编码培训

设备管理员应接受设备编码的相关培训，了解编码的原则、含义并掌握编码方法，能够对设备进行正确的编码。

第7条设备编码的确定

1、设备编码的申请。设备管理员对公司新增或改造设备、现有设备编码后，应填写“设备编码申请表”，交设备科主管审批

2、设备编码的审批。设备科主管对设备编码的编制进行核对并审批。

第8条设备编码的使用

1、审批通过后，此设备编码即可使用，设备管理员应同时将新的设备编码添至“设备编码一览表”中，以便后期查询。

2、设备管理员应建立并保持最新的“设备编码一览表”，并定期发给相关部门。

第9条设备编码的维护

1、设备编码一经确定，原则上不允许改变，不得应设备的报废而消失。

2、如需进行修改，必须通过设备科主管的批准，并及时更新设备台账等相关信息。

第四章附则

第10条本制度由设备科附则制定，设备科保留对本制度的修改和解释权。

第11条本制度自颁布之日起生效，原有同种制度同时废止

3产品编码管理规章制度

1、目的

清晰、准确的识别产品，减少误用乱用现象，减少工作量，提高工作效率，实现产品资料数据化、标准化。

2、适用范围

适用于所有定型产品。

3、代码定义

代码是一组有序的数字或字母的排列，是代表客观实体（如：产品S-1801淋浴房）及其属性的符号。

4、产品代码的组成

4.1代码的构成

4.1.1产品代码由4-12位数字代表的产品结构识别代码和9位数字代表的说明书、玻璃丝印、纸箱印刷标准代码一起组成。

（即：4-12位产品结构代码+9位产品出货要求代码=产品生产代码）

4.1.2产品结构识别代码采用系列流水码组成，由技术部代码管理中心统一编制、分配、维护和管理。产品结构代码编写采用树型结构，上、下级之间是子父关系，同级之间采用流水码识别。产品结构代码与产品本身没有必然的对应关系。

例如：代码“18010101”，代码‘1801’与产品系列（名称）S-1801并没有对应关系，代码‘1801’只是系列流水码，‘0101’是产品小系列下用于区分产品款式的流水码。



4.1.3说明书、玻璃丝印、纸箱印刷标准代码用于区分不同客户对产品的“说明书、玻璃丝印及纸箱印刷要求”三类标准进行识别，其代码构成方式如下：

第一类（说明书标准）：用三位数字按顺序组合的方式表示。如：000、001、999等，不同的代码代表不同的客户标准，其中“000”代表‘普通客户标准’。

第二类（玻璃丝印标准）：用三位数字按顺序组合的方式表示。如：000、001、999等，不同的代码代表不同的客户标准，其中“000”代表‘普通客户标准’。

第三类（纸箱印刷标准）：用三位数字按顺序组合的方式表示。如：000、001、999等，不同的代码代表不同的客户标准，其中“000”代表“普通客户标准”。

4.2代码的表示形式

产品生产代码由4-12位数字表示的产品结构识别代码和9位数字表示的说明书、玻璃丝印、纸箱印刷标准代码共同组成，组合代码间不得留空格。其表示形式如下图所示：（见附图）

5、产品代码的使用流程：

产品代码在使用过程中随着产品类别、款式、型号等的增加，客户要求的变更，代码自身的完善等会有所增减变更。

（1）：产品结构代码在修改过程中要遵循的原则是：当产品的结构变更涉及《产品结构代码对照表》中的“产品特征描述”内容，且内容（结构）发生了质的变化时，更改后的产品需用新的代码加以识别，避免误用资料，当产品的更改项不足以对产品的结构造成大的差异时则不需要修改产品的结构代码。因为更改项的性质定义不具有唯一性，难以准确定义，因此当产品发生变更时，相关的设计部门或代码管理中心可根据实际情况确定原产品代码是否需要变更。

（2）：当新产品定型后，产品负责人即可向代码管理中心提交一份《产品代码增删、变更申请表》申请发放代码号数。《产品代码增删、变更申请表》需要申请人（产品负责人）及本部门经理签名，代码管理员根据代码管理要求核对其申请要求的合理性作出判定，符合要求的代码管理员签名后交本部门经理批准，申请即获通过，代码管理中心才可以发放代码。产品代码外发后代码管理员要对“产品代码资料库”进行更新完善等一系列工作。代码管理员需在代码外发后的两个工作日（遇节假日则顺延）内将新增代码对照表等资料发放到相关部门。

（3）：产品代码的作废、变更程序同新增代码申请[即第（2）点]相同。只有当《产品代码增删、变更通知单》获得批准后，产品负责人或其它人才可以更改相关资料中的产品代码；产品代码更改后，产品负责人要出《设计更改通知单》并外发到相关部门。

（4）：说明书、玻璃丝印、纸箱印刷标准代码各以三位数表示，各有999个代码，如果客户数量超出三位代码极限时，可以在代码后加英文字母表示，但要注意以下字母“o、q、i、s、z”不可以使用，以免与数字混淆。在代码中加入的英文字母一律统用大写字母表示。

（5）：产品结构代码由产品负责人在配件表上标示；说明书、玻璃丝印、纸箱印刷标准代码由销售部在订单上标示（各组合代码间用“—”隔开），同时销售部在下单时须注明产品的‘产品结构代码’。相关部门只要根据订单上的代码找到相应的技术资料即可生产，当代码不相符时应停止生产操作并及时向设计部门或销售部反馈。待更正后才可正常生产。

6、代码管理权限及处罚规定

（1）为防止产品代码被随意更改造成混乱，产品代码由技术部代码管理中心统一管理。只有代码管理员及经理具有修改、增减等权限，其他部门及个人仅享有查看权限。

（2）如没有按本要求操作的，造成失误的按员工手册和绩效管理办法的的相关条款进行处理。

7、本管理办法于20XX年08月18日开始执行。

4文件编码及管理规章制度

第一章总则

第一条为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案的及时归档和妥善保管，特制定本规定。

第二条负责档案资料的归档督促和日常管理工作。对档案资料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。

第三条坚持部门收集保管、定期归档制度。各部门负责人均应指定专人负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。名单报行政部备案，如有变动须及时通知行政部。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章文书档案立卷归档方法

第一节文件资料的收集管理

一、凡公司发出的公文一律由总经办统一收集保管。

二、一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。

三、公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、召开的会议等活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向总经办办理交接手续，总经办签字认可后会计部才给予核报差旅费。

三、各部门档案负责人的职责：

（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。

（二）认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向行政部办好交接签收手续。

（三）承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。

第二节归档范围

一、重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、公司领导讲话、典型发言、会议记录、会议纪要等。

二、公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。

三、公司对外的正式发文与相关公司来往的文书。

四、公司对各分公司的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。

五、公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。

六、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。

七、公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。

八、公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。

九、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

十、公司保密制度中规定的保密范围材料。

第三节平时归卷

一、各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，应集中统一保管。

二、各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

三、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门负责人归卷。

四、档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。

第四节立卷

一、立卷工作由相关部门负责人配合，行政部负责组卷、编目。

二、案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

三、归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

四、在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

五、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

六、卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

七、卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。

八、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

九、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

十、案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

（一）案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

（二）案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。