高校档案分类方案
一、体系结构
根据《规则》和《分类法》的要求，结合我校原分类方案以及学校档案产生的领域范畴和档案记述的内容性质，采用“年度—问题—保管期限”分类法。即归档文件整理先按自然年度分开，年度下按问题分类，问题下再按保管期限区分。
（一）档案类目的划分和标识
1、一级类目的设置和标识
我校档案确定为十三个一级类目，类目代号采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母标识，其名称、标识符号和主要内容如下：
DQ党群档案
主要是学校党委各部、委、办及群众组织在工作中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
XZ行政档案
主要包括学校行政职能部门（教学、科研、外事、基建、财务、资产管理、校办产业除外）在工作中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
JX教学档案
主要是教学管理和教学业务部门（含学院）以各种载体形成的，有保存价值的材料。
KY科研档案
主要是学校在科学研究管理和科研实践活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
WS外事档案
主要是外事管理工作和外事活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
CB出版档案
主要是出版管理和出版活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料及各种出版物。
JJ基建档案
主要是基本建设管理和基建项目建设中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
CK财会档案
主要是财务管理和会计核算活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
SB仪器设备档案
主要是仪器设备管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
SX声像档案
主要是学校在教学、科研、党政管理和其他重大活动中形成的具有保存价值的各种以声音、图像为记录方式的专门载体及其与之相配套的材料。
DZ电子档案
电子档案，是指经过鉴定，具有保存价值和利用价值的，按一定格式存储在磁带、磁盘和光盘等介质上，并可在网络上进行传递的代码序列及其相应的支持软件产品和软、硬件说明。
RW人物档案
人物档案是经学校确定为人物档案收集范围的个人在国内外教学、科研以及社会活动中形成的、有保存价值的各种载体的文字、图表、声像、电子、实物材料，均属人物档案。
SW实物档案
学校在教学、科研、党政管理、外事活动中产生或获得的纪念品、奖品、奖状、礼品、赠品、证章等物品。
2、二级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分，其标识采用“两位”阿拉伯数字，依次标识为11、12……99，但不用带“0”的数字，如10、20、……等。
3、三级类目的标识、扩展和类目的连接
三级类目的标识采用“自然数序列”。即依次标识为1、2、3……，以区分不同的档案内容。类目之间：一级与二级类目之间直接相连；二级与三级类目之间用连接号“·”连接。
（二）档号的编制
1、档号的结构
档号的编制采用阿拉伯数字和汉语拼音相结合进行编码，即由“全宗号、年度号、类目号、保管期限、件号”五个部分组成。
（1）全宗号：由阿拉伯数字组成。我校档案馆现有2个全宗。一个是云南大学全宗（用“1”表示），另一个是原云南政法高等专科学校全宗（用“2”表示）。
（2）年度号：采用公元纪年，由四位阿拉伯数字组成。
（3）类目号：由一、二级（档案内容多时扩展到三级）类目标识符号组成。
（4）保管期限：采用两种方式表示，第一种是在录入计算机时，采用名称主词汉语拼音的第一个字母录入，即永久为“Y”，长期为“C”，短期为“D”；第二种是在手工填写档案盒时，直接采用名称汉字主词，即“永久”、“长期”、“短期”。
（5）件号：采用阿拉伯数字标识，按“件”的顺序编写流水号。各部分标识之间用连接号“—”连接。归档文件进馆以后，由档案馆统一对档案盒编盒号。
2、档案实体排列：编定盒号后，按永久、长期、短期顺序排列上架。
二、分类主表
本分类主表仅按现有归档单位列出，新成立的单位依次按类编入。
DQ党群
11党务综合
12纪检
13组织
14宣传教育
含学生思想政治工作
15统战
含民主党派材料
16工会
含妇女工作
17团委
含学生会、研究生会、学生社团工作
18新闻中心
XZ行政
11行政综合
12人事
13监察审计
14公安（含武装、保卫）
15后勤管理
16档案管理
17离退休工作管理
18 “211”工程管理
19资产管理(科技文化开发园区管理)
21北校区综合管理
22图书管理
23现代教育技术中心管理
24网络与信息中心管理
25玉溪校区管理
26附中福保校区管理
27海埂校区管理
JX教学
11综合［主要为教学管理性材料，各教学部门排列顺序为：
（1）研究生部
（2）教务处
（3）学生处
（4）体教部
（5）人文学院
（6）法学院
（7）外国语学院
（8）公共管理学院
（9）职业技术学院
（10）成人教育学院
（11）数理学院
（12）经济学院
（13）工商与旅游管理学院
（14）信息学院
（15）化学与材料工程学院
（16）国际文化学院
（17）国际现代设计艺术学院
（18）滇池学院
（19）附属外国语学校
（20）附属中学
（21）软件学院
（22）资源环境与地球科学学院
（23）生命科学学院
（24）艺术学院
（25）国际关系学院
（26）云南大学旅游文化学院（丽江）
（27）大学外语教学部
（28）网络教育学院
（29）高等教育研究院］
12学科与实验室建设、专业设置
13招生（博士、硕士、本专科、成人）
14学籍管理（含学生奖惩）
15课堂教学与教学实践
16学位（可扩展到三级类目）
1博士学位
2硕士学位
3学士学位（排列顺序与综合类相同）
17毕业生情况（就业指导、毕业跟踪调查）
18教材
KY科研
11综合
含科研经费管理、学术活动材料
12科研项目［根据项目设置，可扩展到三级类目，按科研机构排列顺序为：
（1）社科处
（2）科技处
（3）科技开发处
（4）重点实验室
（5）微生物研究所
（6）实验中心
（7）发展研究院
（8）药学院
（9）云南澄江动物群研究中心
（10）单克隆抗体研究中心
（11）西南边疆少数民族研究中心］
WS外事
11综合
12出国（境）
13来校（访问、讲学、研究）
14国际合作与会议
15外国留学生工作
CB出版（含出版社、校刊编辑部、《思想战线》和学报编辑部）
11综合
12校报
13刊物
JJ基本建设
11综合
12基建工程项目（可根据项目扩展到三级类目）
CK财会
11综合
12会计报表
13会计帐簿
14会计凭证
15工资清册
奖金、奖学金入此
SB仪器设备
11综合
12仪器设备项目（可根据具体项目扩展到三级类目）
SX声像
11照片（含底片、文字说明）
12录音带
13录像带
14缩微胶片
15影视胶片
16幻灯片
SW实物
11文物、校史
12礼品、赠品
13奖品（状）
14其它
DZ电子
11磁盘
12光盘
13磁带
RW人物
一、为加强本校档案和档案工作的科学管理，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化。根据《高等学校档案实体分类法》，结合本校实际，制定本方案。
二、本校档案实体分类方案。本校以全部档案为对象，按档案形式的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。把产生于同一活动领域的管理性和业务性文件材料作为有机联系的整体，分别设类。本校档案划分为10个一级类目，声像、实物档案由其特殊性，另单独设类。
档案实体分类方案如下：
D Q 党群
1 1 党务综合
党办、党代会、总支、直属支部综合材料入此
1 2 纪检、监察
1 3 组织
党校、离退休干部材料入此
1 4 宣传教育
1 5 统战
民主党派资料入此
1 6 工会工作
退管会、妇女工作、教职工代表大会材料入此
1 7 团委工作
学生社团资料入此
X Z 行政
1 1 综合
校办、校友会、学校评估、校史工作和院、系等单位综合材料入此
1 2 人事
师资培养、人才交流材料入此
1 3 审计
1 4 保卫、武装
军训材料入此
1 5 总务
1 6 档案、图书
J X 教学
1 2 研究生教育
1 1 综合
优秀教学质量评奖材料入次
1 2 学科建设与专业设置
1 3 招生
1 4 学籍管理
学生奖惩材料入次
1 5 课堂教学与实践教学
1 6 学位工作
1 7 毕业生工作
1 8 教材
1 3 全日制本、专科教育
1 1 综合
优秀教学质量评奖材料入此
1 2 学科与实验室建设
专业设置入此
1 3 招生
1 4 学籍管理
学生奖惩材料入此
1 5 课堂教学与实践教学
1 6 学位工作
1 7 毕业生工作
1 8 教材
1 4 成人教育
1 1 综合
1 2 专业设置
1 3 招生
1 4 学籍管理
学生奖惩材料入此
1 5 课堂教学与实践教学
1 6 学位工作
K Y 科研
1 1 综合
1 2 产品项目
C P 产品
1 1 综合
1 2 项目研究
J J 基建
1 1 综合
1 2 项目建设
S B 设备
1 1 综合
1 2 仪器设备项目
C B 出版
1 1 综合
1 2 报刊
1 3 期刊
1 4 书刊
W S 外事
1 1 综合
1 2 出国（境）
1 3 来校
1 4 国际合作与会议
1 5 留学生工作
C K 财会
1 1 综合
1 2 会计报表
1 3 会计帐簿
1 4 会计凭证
1 5 工资清册
奖学金、助学金入此
S X 声像
1 2 照片
1 3 录音带
1 4 录像带
1 5 幻灯片
1 6 磁盘
1 7 影视胶片
1 8 缩微胶片
1 9 光盘
S W 实物
1 1 综合
1 2 奖品
1 3 礼品
1 4 印章、校牌、校旗、校徽、校标
1 5 其它
三、档号结构、标识和模式
(一)档号结构：一般包括年度号、分类号、案卷号三部分；库藏有多个全宗的，应在年度号前加全宗号；标识到文件级的，应在案卷号后加件号。
(二)档号标识：采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。
1、全宗号用阿拉伯数字按1～n标识。
2、年度号用四位阿拉伯数字标识。
3、分类号由一至三级类目代号组成。一级类目采用名称主词的汉语拼音的第一个字母标识。如行政标识“XZ”。二级类目采用“双位制”，第一个“综合”为“1 1” ，其余依次层累。三级类目与二级类目标识相同，其中科研，基建、设备、产品类的三级项目为项目代号，用两位阿拉伯数字按01～n标识。
4、案卷号即是按所选择的分类号中最下位类的案卷顺序号，用阿拉伯数字按1～n标识。
5、件号用阿拉伯数字按1～n标识。
6、全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“—”连接。
（三）档号模式
案卷级1：年度号+分类号+案卷号
（适用于党群、行政及其他各类的综合类）
20XX — XZ11 — 1 ~ n
案卷级2：年度号+分类号+案卷号
（适用于教学档案）
20XX — JX1 2 1 3 — 1 ~ n
案卷级3：年度号+分类号+案卷号
（适用于科研、基建、设备、产品成套性档案）
20XX — KY1 2 XX — 1 ~ n
案卷级4：全宗号+年度号+分类号+案卷号
1 ~ n — 19XX — XZ11 — 1 ~ n
文件级：年度号+分类号+案卷号+件号
20XX — XZ11 — 1 ~ n — 1 ~ n
四、档案排架：采用一级类目 — 年度纵向排列
例： 2000 — DQ11 — 1~n
"
2000 — DQ17 — 1~n
2001 — DQ11 — 1~n
"
2001 — DQ17 — 1~n
五、档案分类卡排列：采用年度 —— 类目横向排列
例： 2000 — DQ11 — 1~n
"
2000 — DQ17 — 1~n
2001 — XZ11 — 1~n
"
2001 — XZ16 — 1~n
一、编制说明
１、为实现我校档案分类、编号、排架等工作标准化，规范化, 方便保管利用，特制定本分类方案。
２、本方案只针对长安大学成立之后新形成的档案。长安大学前身各校形成的档案，分别作为北京公路学院全宗（１号全宗）、西安公路交大全宗（２号全宗）、西安工程学院全宗（３号全宗）、西安建筑工程学院全宗（４号全宗）以原实体分类状况保存。长安大学档案，将作为长安大学全宗（５号全宗）保存。
３、本方案依据《高校档案实体分类法》《高校档案工作规范》按照本校档案产生的工作领域及档案内容的职能性质，将产生与同一活动领域、同一职能性质的档案归入相同的类别。
４、本方案将本校档案分成十个主类和三个辅类。各大类均实行二级分类, 个别类目根据需要划分到三级类。其中一级类目完全按《分类法》的规定设置，二级类目在不违犯《分类法》大原则的情况下，根据本校的实际在个别地方有所变通。
５、本方案由编制说明、主表、辅表三部分组成。主表是关于十个主类的划分与标识。辅表主要是对一些非纸质载体的档案，以及十大类无法包括的档案进行划分与标识。
６、档号的结构、模式和标识
档号: 由年度号－分类号－案卷号组成
(1)、年度号：由四位阿拉伯数字组成,如2001 2002
(2)、分类号：由一级类目标识符号、二、三级类目代号组成。一级类目标识，采用类目名称主词的拼音字母的第一个字母组成，如：“行政类”的标识为“XZ”; 二、三级类目的标识采用阿拉伯数字的“双位制”，如: “综合”为“11”,其余依次层累为12、13....99, 但10 20..等带“0”的数字不用。
(3)、案卷号按所标识的分类号中的最下位类顺序编码。
档号的模式为全宗号＋年度号＋分类号＋案卷号，对于标识到文件级的，还应在案卷后加件号，各项之间，用“－”相连。如：2001年教学档案综合类第21号卷档案可标识为：2001-JX11-21，出版物类中国公路学报的样书第５册可标识为：2001-CB12.13-5。
二、主 表
１、一级类目的划分与标识
一级类目是本校档案实体分类的最高层位。十个主类一级类目的名称、标识和主要内容如下表：
２、二级类目的划分与标识
ＤＱ、党 群
11、党务综合
各分党委、总支、直属支部综合材料入此
12、纪检
13、组织
各类人事任免材料入此
各总支、直属支部组织发展材料入此
14、宣传教育
学生思想政治工作材料入此
15、统战
民主党派材料入此
16、工会
工会各部门分会材料入此
妇女工作材料入此
17、团委
学生社团材料入此
ＸＺ、行 政
11、综合
教职工代表大会,学校评估,校史,
校庆材料入此
12、人事
师资培养材料入此
离退休干部材料入此
13、监察审计
14、武装保卫
人防材料入此
15、总务
校医院、计生办、爱卫会、居委会、
房改办材料入此
16、档案、图书
ＪＸ、教 学
11、研究生教育
12、本、专科教育
13、成人教育
14、高等职业教育
ＫＹ 、科学研究
11、综合
科研经费管理、学术活动材料入此
[12]、单项科研项目（从12开始依次顺延。 如12、13 、14....）
ＣＰ、 产品生产与科技开发
11、综合
12、生产或开发项目(按项目依次从12.12；12.13顺延)
ＪＪ、基本建设
11 综合
12 教学楼
13 实验楼
14 附属工程
15 住宅
ＳＢ、仪器设备
11、 综合
[12]、仪器设备项目(同科研12)
ＣＢ、出 版
11、综合
12、出版物样本
12.12 长安大学学报
12.13 中国公路学报
12.14 交通运输工程学报
12.15 筑路机械与施工机械化
12.16 汽车驾驶员
12.17 国土资源与环境
12.18 教学研究
12.19 长安大学报
13、出版物原稿
13.12 长安大学学报
13.13 中国公路学报
13.14 交通运输工程学报
13.15 筑路机械与施工机械化
13 16 汽车驾驶员
13.17 国土资源与环境
13.18 教学研究
13.19 长安大学报
ＷＳ、外 事
11 综合
12 出国(境)
国际合作与会议材料入WS14
13 来校: 国际合作会议材料入WS14
外国留学生材料入WS15
14 国际合作与会议
15 外国留学生工作
ＣＫ、财 会
11、综合
12、会计报表
13、会计帐簿
14、会计凭证
15、工资清册
奖金、助学金、贷学金材料入此
三、辅表
ＳＸ、声 像
12、照片
13、录音带
14、录像带
15、幻灯片
16、磁盘
17、光盘
18、缩微胶片
19、影视胶片
ＳＷ 实 物
11、奖状
12、锦旗
13、印章
14、校徽、纪念徽章
15、礼品、纪念物品
ＲＷ、人 物
1 、综合
2 、论文著作
3 、科研
4 、信函
5 、证件、证章
6 、声像
一、体系结构?
根据《规则》和《分类法》的要求，结合我校原分类方案以及学校档案产生的领域范畴和档案记述的内容性质，采用“年度—问题—保管期限”分类法。即归档文件整理先按自然年度分开，年度下按问题分类，问题下再按保管期限区分。
（一）档案类目的划分和标识?
1、一级类目的设置和标识?
我校档案确定为九个一级类目，类目代号采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母标识，其名称、标识符号和主要内容如下：?
DQ党群档案?主要是学校党委各部、委、办及群众组织在工作中以各种载体形成的，有保存价值的材料。?
XZ行政档案?主要包括学校行政职能部门（教学、科研、外事、基建、财务、资产管理、校办产业除外）在工作中以各种载体形成的，有保存价值的材料。?
JX教学档案?主要是教学管理和教学业务部门（含系、部）以各种载体形成的，有保存价值的材料。?
KJ会计档案?主要是财务管理和会计核算活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
XM项目档案?主要是学校在科学研究项目和科研项目实践活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。?
J J 基建档案 主要是批建文件及图纸等材料。
SB设备仪器档案?主要是设备仪器管理和设备仪器申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
SX声像档案?主要是学校在教学、科研、党政管理和其他重大活动、事物中形成的具有保存价值的各种以声音、图像为记录方式的专门载体及其与之相配套的材料。
SW实物档案?学校在教学、科研、党政管理、外事活动中产生或获得的纪念品、奖品、奖状、礼品、赠品、证章等物品。?
2、二级类目的设置和标识?
二级类目是对一级类目的细分，除财会档案外，其它类别档案均不设置二级类目。财会档案的二级类目为41、42、43、44、45等五类。?
?
（二）档号的编制?
1、档号的结构?
档号的编制采用阿拉伯数字和汉语拼音相结合进行编码，即由“全宗号、年度号、类目号、保管期限、件号”五个部分组成。?
（1）全宗号：由阿拉伯数字组成。我校档案科现有1个全宗。目前可以不填，待向省档案馆移交档案时再填。?
（2）年度号：采用公元纪年，由四位阿拉伯数字组成。?
（3）类目号：由一、二级（财会类档案）类目标识符号组成。?
（4）保管期限：采用两种方式表示，第一种是在录入计算机时，采用名称主词汉语拼音的第一个字母录入，即永久为“Y”，长期为“C”，短期为“D”；第二种是在手工填写档案盒时，直接采用名称汉字主词，即“永久”、“长期”、“短期”。（5）件号：采用阿拉伯数字标识，按“件”的顺序编写流水号。各部分标识之间用连接号“—”连接。归档文件进科以后，由档案科统一对档案盒编盒号。?
2、档案实体排列：编定盒号后，按永久、长期、短期顺序排列上架。?
二、分类主表?
本分类主表仅按现有归档部门列出，新成立的部门依次按类编入。?
DQ党群?
党务综合?
纪检、监察、审计?
组织?
宣传教育?
含学生思想政治工作?
统战?
含民主党派材料?
工会?
含妇女工作?
团委?
含学生会、学生社团工作???
XZ行政?
行政综合?
人事??
保卫
后勤管理?
档案管理?
离退休工作管理?
资产管理?
图书管理?
网络与信息中心管理?
JX教学?
综合（主要为教学管理性材料）
学科与实验室建设、专业设置?
招生（专科、五年制大专、成人）?
学籍管理（含学生奖惩）?
课堂教学与教学实践??
毕业生情况（实可、就业指导、毕业跟踪调查）
KJ会计?
41 凭证
42 帐簿
43 报表
44 工资
45 综合其它
XM项目
综合?
含科研项目经费管理、项目学术活动材料?
科研项目??
J J基建
综合
批准建设文字材料
图纸
SB设备仪器?
综合?
设备仪器项目?
SX声像?
照片（含底片、文字说明）?
录音带?
录像带?
缩微胶片?
影视胶片?
幻灯片
SW实物?
文物、校史?
礼品、赠品?
奖品（状）?
其它??